Introductie in Europese Samenwerking

Samenwerken in grote Europese programma’s: hoe werkt dat? En wat heb je er aan? CLICKNL zocht het voor je uit. Hieronder lees je waar je moet beginnen, en hoe dit in z’n werk gaat. Staat je vraag er niet bij of heb je aanvullingen of correcties? Mail naar johanneke@clicknl.nl

Waar moet ik beginnen?

Bestudeer eerder gehonoreerde projecten om gevoel te krijgen voor het type projecten dat wordt gefinancierd, de omvang ervan, welke partijen betrokken zijn en welke rol deze partijen vervullen. Dit kan via Cordis.
Bestudeer de onderwerpen die worden geagendeerd. Vaak wordt gewerkt met werkprogramma’s van twee jaar en zijn de concepten van deze werkprogramma’s al ruim voor de publicatiedatum in te zien. Het is handig om deze alvast te bestuderen zodat je weet wat er aan komt en op de hoogte bent van de context. Let op: topics worden vaak maar één keer geagendeerd.
Bestudeer de randvoorwaarden van de verschillende programma’s: elk Europese programma heeft zijn eigen regels en binnen grote programma’s zoals Horizon Europe gelden soms per programma weer andere regels. De meeste programma’s kennen een vast ritme van publicatie en deadlines, het is handig om daar op in te spelen.
Als je wilt reageren op een aanvraag doe je dat vrijwel altijd samen met een consortium van bijvoorbeeld kennisinstellingen, (semi)overheden en bedrijven. Bekijk goed welke eisen er worden gesteld aan de samenstelling van het consortium. Zie ook de tips over de samenstelling van het consortium bij de vraag ‘Hoe zorg ik dat mijn aanvraag zoveel mogelijk kans maakt?’
Om in contact te komen met een consortium is het belangrijk dat je een goed internationaal netwerk hebt. Het opbouwen van een goed netwerk kost eerder jaren dan maanden en begint vaak al voordat duidelijk is aan welke call het consortium mee doet. Zie ook: ‘Hoe kom ik aan een internationaal consortium?’
Bedenk dat het alleen mogelijk is om deel te nemen aan een consortium als jouw expertise essentieel is voor het project. Vraag je daarbij ook af hoe je aan het project wilt bijdragen: de projecten duren vaak drie jaar en kennen een lange aanloopperiode: wil je je wel zolang met dat onderwerp bezig houden?

Wat is de doorlooptijd en tijdsbesteding van een aanvraag?

De aanvraagperiode bestaat grofweg uit twee fasen:
1: Uitwerken ideeën (12 - 6 maanden voor deadline)
2: Schrijven (laatste 4 maanden)
De doorlooptijd hangt af van je rol (zie ook volgende punt) in het consortium:
Als coördinator van een aanvraag is het niet gek om rekening te houden met een doorlooptijd van een jaar.
Als partner kun je in principe op elk moment in het proces toegevoegd worden aan het consortium. Daar gaat het consortium zelf over.
Hou - afhankelijk van ervaring en ambitie - qua tijdsinvestering rekening met een paar uur per week in het begin tot enkele dagen per week kort voor de deadline.

Welke rollen zijn er in een consortium en hoe is de taakverdeling?

De ‘Project Coordinator’ is de formele penvoerder van het consortium.
De rest van de deelnemers zijn formeel ‘project partners’. Vaak worden er echter ook workpackage leaders aangewezen en zijn er soms task leaders of technische coördinatoren.
Met name de ‘core group coordinator’ en de werkpakket leiders vervullen een grote rol in de totstandkoming van het voorstel. Deze leidende rol ligt vaak bij kennisinstellingen of R&D afdelingen van grote bedrijven.
Voor het mkb en voor startups ligt de rol van deelnemer of eventueel task leader meer voor de hand omdat hier een minder grote tijdsinvestering mee gemoeid is. * Maar nog steeds heeft een dergelijke rol veel omhanden en vereist het de nodige voorkennis; als je daar geen ervaring mee hebt probeer dan eerst aan te sluiten bij een bestaand consortium.

Hoe kom ik aan een internationaal consortium?

Consortiumvorming is een strategisch proces. Ervaren partijen hebben bovendien vaak al een netwerk. Het is niet altijd makkelijk om ertussen te komen. Het werkt daarom het beste om op zoek te gaan in je eigen netwerk en in het netwerk van je eigen netwerk.
Zoek in de database van eerder gefinancierde projecten of daar mensen bij zitten die je kent. Of misschien kun je zorgen dat je deze mensen leert kennen?
De Europese Commissie plaatst vaak een link naar een platform voor partnersearch bij de calls.
Rondom de lancering van nieuwe calls worden door de Europese Commissie en RVO vaak matchmaking events georganiseerd.
De jaarlijkse European Research and Innovation Days kunnen ook een goed startpunt zijn.
Sluit aan bij netwerken en open discussies.
Maak een one pager (voorbeeld van Almende) over je interesses en expertise. Deze kun je delen met potentiële partners, zodat zij makkelijker kunnen beslissen of je past.

Waarvoor krijg ik hoeveel subsidie?

Vaak wordt een bepaald percentage van de directe kosten vergoed. Dit betekent dat salariskosten (en dus niet je uurtarief) voor de uren dat je aan het project werkt, worden vergoed. Het percentage verschilt per call en per type actie en varieert meestal van 50% tot 100%. Voor non-profits is het vaker 100%.
Ook geldt er vaak een opslag voor overheadkosten.
Vaak is ook bepaald hoe groot je rol in het project minimaal moet zijn.

Hoe zorg ik dat mijn aanvraag zoveel mogelijk kans maakt?

Europese aanvragen kennen een relatief laag slagingspercentage: dat ligt rond de 10%. Om te zorgen dat je zoveel mogelijk kans maakt op honorering is het belangrijk om volledig aan de vereisten van het programma te voldoen. Let in elk geval op:

Inhoudelijk

Kijk goed naar het doel van het programma. De calls van Horizon Europe zijn bijvoorbeeld top-down. Dat betekent dat de EU in grote mate voorschrijft waar het project over dient te gaan. Hiervoor zijn specifieke partners en specifieke competenties nodig die in een consortium samenwerken aan baanbrekende ontwikkelingen (impact) voor de burger. Het heeft dus geen zin om met een eigen idee te komen en is dus ook niet bedoeld om je eigen producten of diensten een stap verder te brengen.
De 'expected outcomes’ zijn geen keuzelijstje; je voorstel moet aan al deze ‘outcomes’ voldoen.
Onderstreep de impact van het project door support letters te verzamelen.
Geef rekenschap van de herkomst/doelstelling van de call. Daar moet je wel even voor graven want call teksten zijn vaak heel algemeen opgesteld. Om erachter te komen welke beleidsdoelen moeten worden behaald, kun je kijken naar de volgende punten:
1: Welke van de zes strategische doelen van de Europese Commissie zijn hieraan gekoppeld?
2: Welke Directorate-General is de afzender? En wat zijn hun beleidsdoelstellingen?
3: Hoe verhoudt de call zich tot de algemene doelstellingen van het programma? Bij Horizon Europe zijn deze bijvoorbeeld verwoord in vier Key Strategic Orientations (KSO’s). Dit zijn programmadoelstellingen binnen de beleidsprioriteiten van de EU waarbij onderzoek en innovatie naar verwachting verschil kan maken.
4: Onder elke KSO hangen ‘Impact Areas’. Deze beschrijven de verwachte effecten van de belangrijkste transformaties die onderzoek en innovatie mogelijk moeten maken.
5: Deze effecten worden vervolgens verder uitgewerkt in ‘Destinations’. Dit zijn sociaal economische uitdagingen die moeten worden aangepakt met onderzoek en innovatie.
6: Elke ‘Destination’ bestaat uit een of meer onderwerpen (de daadwerkelijke calls) die de verwachte resultaten (Expected Outcomes) beschrijven die onderzoek en innovatie moet opleveren.
7: De calls beschrijven dus de effecten die de EU wil bereiken. De aanvraag moet overtuigen dat het project bijdraagt aan dit effect.

Consortium

Het consortium moet complementair zijn: elke deelnemer levert een essentiële bijdrage aan een deel van de 'outcomes'
Alle kennis en expertise die nodig is om het project te realiseren moet in het consortium vertegenwoordigd zijn.
(Een deel van) het consortium heeft bij voorkeur al een track record in Europese consortia.
Per regeling is bepaald hoeveel Europese landen in het consortium vertegenwoordigd moeten zijn.

Ik heb een concreet projectvoorstel voor een Europese call. Wie kan mij verder helpen?

Als je een concreet voorstel hebt, neem dan contact op met RVO. Zij kunnen je meer informatie geven over de achtergrond van de call en helpen bij verdere afstemming. Ook kunnen zij vrijblijvend meelezen met je voorstel en deze voorzien van feedback.

Wat wordt bedoeld met…

Joint programming? Nationale overlappende programma’s (en nationale gelden) worden aan elkaar gekoppeld waardoor een Europees project ontstaat zonder funding van de Europese Commissie.
Research Innovation Actions (RIA)? Dit gaat om projecten met een hoog onderzoeks gehalte (laag TRL). In dit sport programma’s zijn universiteiten vaak in de lead. Het mkb sluit aan voor inhoudelijke kennis (expertrol) of als eindgebruiker.
Innovation Actions (IA)? Dit gaat om projecten die dichter bij de markt liggen. Het gaat om het ontwikkelen en testen van prototypes (hoger Technology Readiness Level). Vanzelfsprekend heeft het bedrijfsleven in dit soort programma’s een grotere rol dan in RIA-projecten.
Coordination and Support Actions (CSA)? Dit gaat om projecten die draaien om het benutten en verspreiden van kennis.
Technology Readiness Levels? De Technology Readiness Levels (TRL’s) geven de mate van ontwikkeling van een technologie aan, waarbij TRL 1 staat voor technologie aan het begin van de ontwikkeling en TRL 9 voor technologie die technisch en commercieel gereed is. Europese subsidieprogramma’s gebruiken dit systeem om specifieke fasen te stimuleren. De 9 levels worden soms weer gegroepeerd in vier overkoepelende fasen, namelijk:

De Discovery fase (TRL 1,2 & 3)
De Development fase (TRL 4,5 en 6)
De Demonstration fase (TRL 7 & 8)
De Deployment fase (TRL 9)

Destinations? Calls? Topics? Binnen de clusters in de tweede pijler van Horizon Europe zijn verschillende Destinations benoemd. Elke destination bepaald vervolgens uit calls (dit kun je zien als jaarprogramma’s) met daaronder verschillende topics. Een topic is een concrete behoefte van de EU waar je met je voorstel invulling aan kan geven.